다양한 사업을 운영하고 있는 중견기업 ‘D사‘는 바티AI를 도입한 후 전국 200여 지점의 700여 근로자의 근로계약서를 클릭 한 번으로 일괄 생성할 수 있게 되었습니다.
본사 양식에 맞춰 지점장이 지점 내 근로자들을 관리하는 시스템을 갖출 수 있었다고 하는데요. 근로자마다 근무 조건이 달라 작성이 까다롭고 손이 많이 가던 근로계약서 작성 및 관리를 어떻게 자동화하고 시간을 아꼈는지 소개해 드릴게요.
중견기업 'D'사는 어떤 곳?
중견기업 ‘D사’는 식자재유통, 외식사업 등 다양한 분야의 사업을 전개하고 있습니다. 특히 외식 사업 분야에서는 카페, 이탈리안 가정식 등 다수의 브랜드를 보유하고 있으며 전국 200여곳의 지점을 운영하고 있는데요.
맛과 품격이 있는 새로운 외식문화창조를 목표로 신선하고 건강한 재료를 직접 선별하고 정성껏 조리하는 데 끊임없는 연구와 노력을 기울이고 있습니다.
바티 자동화 도입 Before & After
바티 도입 전 : 월급제, 시급제 등 근로조건 별 계약서를 수기로 작성하는데 많은 시간 소요중견기업 ‘D사’는 전국 200여 곳에서 근무하는 약 700명의 근로자마다 급여 조건과
근무 스케줄이 모두 다르기 때문에 모든 사람의 각기 다른 근로 계약서 작성이 필요합니다.
근무 연장 여부를 관리하는 연말 시즌마다 시급제, 월급제 등 근무 조건에 따라 근로자별로 각기 다른 계약서를 수기로 작성했었는데요.
본사 인사팀에서 지점별 근로자의 계약서를 작성해 지점장에게 전달하면 모든 사원에게 계약서를 날인 받아 관리자가 본사 어드민에 업로드 하는 방식입니다. 이후 본사에서는 계약서를 건별로 확인해 관리하고 있었는데요.
이 과정을 처리해야 하는 담당자의 업무량이 매우 많고 수기로 작성하다 보니 실수나 누락이 생겨 많은 시간과 에너지가 소모되는 등 어려움을 겪었습니다.
바티AI를 통해 해당 업무를 자동화함으로써 파일 생성부터 정리,
보고까지 드는 업무 시간을 아끼고 업무 오류도 획기적으로 줄일 수 있을 것으로 기대되어 자동화 도입에 관해 문의하게 되었습니다.
중견기업 ‘D사’는 바티AI의 대표적인 자동화 기능인 대량파일 생성하기 액션을 활용해 근로계약서 파일의 필수정보만 변경 후 일괄적으로 PDF파일을 생성하였습니다.
모든 데이터를 관리하는 데이터 시트에 근로자들의 계약 정보를 입력하기만 하면 계약서가 바로 생성이 되는데요. 생성해야 할 파일의 수량이 늘어날수록 해당 기능의 자동화 능력은 더욱 유용하게 사용됩니다.
여기에 추가로 바티 SQL을 통해 근로자별 개별로 전달하던 계약서를 1개의 파일로 취합해 지점별 담당자에게 맞춤형 메일을 보낼 수 있어 파일생성과 취합, 발송까지 자동으로 처리할 수 있게 되었습니다.
이렇게 대량으로 생성한 파일은 기업용 메일 발송하기 기능을 이용해 회사 메일 계정으로 보내고 워크플로 이력의 기업메일 발송내역에서 다시 확인할 수 있어 어떤 기업 시스템이든 용도에 맞게 편리하게 활용할 수 있어요.
연말 시즌마다 매우 오래 걸리고 에너지가 많이 소요되지만 가장 중요한 업무 중 하나인 근로계약서 생성 업무를 바티를 통해 야근 없이 빠르게 해결할 수 있게 되었습니다.
바티AI 활용 꿀팁
본사에서 제공되는 동일 계약서 서식을 바로 바티 엑셀로 불러와 자동화를 붙일 수 있다는 게 큰 차별점 입니다.
바티 데이터 시트에 점포 정보와 지점별 근로자 계약 정보를 입력해 한 번에 관리합니다.
대량파일 생성하기 자동화 액션을 통해 입력된 전체 근로자의 근로계약서를 클릭 한 번으로 일괄 생성하는데요.
바티만의 함수 기능인 바티 SQL로 파일을 취합하고 대량파일 생성하기 기능 중 “묶음 옵션”을 활용해 계약서를 지점별로 취합해 PDF 파일로 묶어 생성합니다.
이를 통해 지점장은 근무 직원들의 계약서 파일을 여러 개 받아 확인하는 번거로움을 덜 수 있고 한개의 파일에 취합된 계약서 파일로 확인할 수 있어 다운로드 및 출력이 손쉬워졌습니다.
기업용 메일 발송하기 기능으로 기업 내부 계정으로 본사→지점장에게 계약서 발송이 가능하며 보낸 메일 확인도 가능해 메일과 첨부파일이 잘 전달되었는지 확인할 수 있습니다.
이런 분들에게 추천
각기 다른 대량의 엑셀 데이터를 공통 양식으로 빠르게 취합하고
관리하는 업무를 자동화하고 싶다면 바티AI에 문의주세요.
바티AI의 자동화 기능에 대해 궁금하신 점을 남겨주시면 기업의 규모와 필요한 업무에 따라
바로 사용할 수 있게 맞춤형 컨설팅을 도와드리겠습니다.
