독서교육 기업인 ‘H사’의 독서토론교습소는 통합적 독서 활동을 통한 창의융합형 인재 양성을 위한 다채로운 교육 프로그램을 제공하고 있습니다.
전국 여러 지점에서 전문 독서지도사가 직접 개인적으로 교습소를 운영하는 방식인데요.
별도의 수강 관리 시스템이 마련되어 있지 않아 각자의 방법으로 손수 수강생 관리를 하는 과정에서 인력과 시간이 많이 소요되는 어려움이 생겼습니다.
자동화 도입 전 H독서교습소의 고민은?
도입 전 고민
- 혼자서 수업 준비부터 수강생 별 일정 관리와 피드백 안내를 처리하는데 시간이 많이 소요되어요.
- 수강생 별 학원비 금액과 납입 일정이 달라 관리와 월별 통계를 내는 데 어려웠어요.
- 수강생마다 진도와 수업 내용이 달라 매칭하여 정리하고 안내하는데 종종 실수가 발생해요.
도입 후 변화
- 수강생 정보와 수업 진도, 결제 내역 등 한 번의 입력으로 모든 데이터들을 취합하여 관리할 수 있어요.
- 수강생 별 다음 수업 일정 안내와 피드백 내용까지 클릭 한 번이면 맞춤 문자로 발송합니다.
- 수강생 별 학원비 납입 일정이 자동 계산되어 납입 유무, 월별 학원비 통계를 바로 확인할 수 있어요.
수강생 안내부터 학원비 관리까지 바티AI가 처리해줘요.
똑똑한 직원 1명 인건비를 100% 아꼈어요
개인교습소 운영 시 가장 필요한 자동화는?
영어, 미술, 피아노, 독서토론교실 등 개인교습소를 운영하시면서 수강생 관리에 어려움을 겪고 있나요?
대형 학원 관리 시스템을 사용하기에는 부담되고 수강생 수업 및 교육비 관리는 실수 없이 처리하고 싶으신가요?
바티를 이용하면 소규모 강습소도 전문화된 수강생 관리 시스템을 구축할 수 있습니다.
기존에 사용하던 엑셀 양식이 있다면 바티로 가져와 문자안내, 엑셀취합 자동화를 붙일 수 있어요.
따로 양식이 없다면 바티에서 제공하는 학원 운영관리 템플릿을 사용하세요. 손쉽게 시작이 가능합니다.
자동화 도입 Before & After
바티 도입 전 : 수강생 별 문자 수기 발송과 학원비 엑셀 관리에 하루 1시간 이상 소요바티를 만나기 전 소규모 독서토론교습소는 엑셀의 기본적인 기능을 이용해
수강생의 정보와 수업 일정 관리, 수업료 관리를 정리해왔어요.
개인 교습소 특성상 수업 준비부터 운영까지 선생님 혼자 처리해야 하기 때문에 시간과 인력이 부족할 수밖에 없었는데요.
수업을 마치고 수강생 관리를 바로 입력하지 않으면 결국 업무가 밀리고 교육비 납입 일정도 꼬이면서 제대로 된 통계를 내지 못하고 넘어가는 일도 종종 발생했어요.
바티로 수강생 관리를 자동화 한 뒤 독서토론교습소에는 새로운 직원을 고용한 효과를 보고있어요.
기존에는 수업 후 선생님이 손수 다음 읽어올 책과 피드백에 대해 문자를 발송 했었는데요. 이제 수강생마다 강습명에 따른 피드백과 다음 수업 시간을 바티에 입력만 하면 학부모님들에게 맞춤형으로 안내문자가 자동으로 발송되요.
또한 카드결제, 계좌이체, 지역사랑상품권 등 수강생마다 다른 교육비 결제수단도 입력만으로 자동 취합되어 통계 내는 일이 매우 쉬워졌어요.
사무 업무를 보조하는 직원이 한 명 생긴 것 같아 정말 든든해요.
바티AI 활용 후 생긴 변화
바티는 웹엑셀 기반으로 엑셀 시트에 필요한 수강생 정보와 강습내용들을 입력합니다. 그 중 필요한 정보만을 가지고 와서 수강생별로 맞춤형 문자를 솔라피와 연동해 간단하게 보낼 수 있어요. 매일 수기로 보내던 문자를 한 번의 클릭으로 발송하고 있답니다.
또 학원비의 경우, 이미 입력된 수강생 정보에 맞춰 결제수단과 입금여부만 간단히 작성해 주면 되는데요. 이미 세팅된 엑셀 양식과 함수가 적용되어 있어 시작일과 종료일에 맞춘 월별 통계, 일자별 통계를 확인할 수 있습니다.
이런 분들에게 추천
소규모 개인 교습소를 운영하면서 수강생 관리가 필요하신 원장님들,
고가의 학원 관리 시스템을 바로 도입하시기 부담되거나, 운영 방식에 맞는 맞춤 설정이 필요하시다면, 망설이지 말고 바티에 문의해 주세요.
수강생 관리부터, 수강시간표, 학원비 납입 통계, 강사관리까지...
교습소에 필요한 반복업무 전반에 대해 자동화 도입 컨설팅부터 세팅까지 바티 서포트팀에서 전담해 도와드릴게요.
