트리마크는 바티AI의 자동화 기능을 도입 후 수많은 고객사의 계약일정 및 입금관리를 자동화함으로써 계약 연장 등 고객사 관리에 전문성을 갖추게 되었다고 하는데요. 바티AI의 자동화 기능을 어떻게 활용하고 있는지 소개해드리겠습니다.
트리마크는 어떤 곳?
트리마크는 기업의 세 가지 필수 요소인 홈페이지, 로고, 상표권 출원을 한 번에 진행할 수 있는 서비스를 제공하고 있습니다. 주로 사업 시작 단계의 중소기업을 대상으로 하며, 해당 서비스가 꼭 필요한 기업들에게 합리적인 가격으로 양질의 결과를 제공하기 위해 다방면으로 노력을 기울이고 있습니다.
바티 자동화 도입 Before & After
바티 도입 전 : 고객사 별 계약기간을 수기로 체크하는데 많은 시간 소요트리마크 서비스의 핵심인 홈페이지 제작과 로고, 상표권 등은 모두 서비스 만료 기간이 필요하기 때문에 해당 일정을 체크하고 관리하는데 많은 인력과 시간이 필요합니다.
기존에는 구글 스프레드시트에 고객사 별 계약기간을 입력하고 일주일에 한 두번씩 수기로 일정을 체크했는데요.
만료 예정일이 다가오는 고객사에 일일이 이용 연장 안내 메일을 작성해 발송했습니다.
물론 한번에 답변이 오지 않는 경우도 많기 때문에 이후에도 주 1회 간격으로 리마인드 메일을 재발송하고, 회신이 온 이후에는 계약을 연장하는 기업을 대상으로 계약서를 작성해 발송했어야 했는데요.
바티AI의 데이터시트를 연동한 자동화 기능으로 수많은 계약 일정 관리를 자동화하고 계약 연장을 원하는 기업을 대상으로 계약서를 자동생성 및 발송함으로써 업무 시간을 단축하고 실수를 줄일 수 있을 것으로 기대했습니다.
쉽고 반복적인 업무지만 가장 꼼꼼히 챙겨야 할 중요한 일을 정확하게 처리하기 위해 자동화 도입을 알아보게 되었습니다.
트리마크는 전문성있는 서비스를 제공하며 빠르게 성장하고 있는데요. 관리할 고객사가 많아질수록 계약 만료 기간을 체크해야하는데 많은 시간이 필요했지만 해당 업무를 자동화함으로써 업무에 드는 수고를 덜고 소요되는 시간도 90% 이상 단축할 수 있었습니다.
바티AI를 도입한 후에는 데이터시트에 고객사 계약관리일정을 입력한 후 만료일에 필터를 걸어 월 단위로 자동 관리할 수 있게 되었는데요. 필터에 포함된 고객사에게 변수를 사용하여 자동으로 맞춤 이메일을 보낼 수 있어 손수 메일을 작성해 발송하던 수고를 덜게 되었습니다.
또한 계약 연장여부 확인 이후에는 데이터시트의 데이터만 업데이트하면, 많은 양의 계약서 파일을 자동으로 생성해 이메일로 맞춤 발송합니다.
이밖에, 내부적으로 관리하는 서비스 일정까지 만료 전 알림톡으로 받아볼 수 있다보니 수작업으로 해야하는 일과 작업 시간, 업무 실수 등이 획기적으로 줄어들었습니다.
바티AI 활용 꿀팁
고객사 계약관리는 바티에서 작업하는 모든 액션의 데이터를 관리하는 데이터시트를 활용합니다. 데이터시트에 고객사 별 계약일정, 입금내역 등 필요한 항목을 입력하고 날짜에 필터를 걸어둡니다. 계약 종료 전 필터를 걸어둔 고객사의 일정이 체크되어 자동으로 알림이 오기 때문에 일정을 놓치지 않고 관리할 수 있어 편리해요.
대량 파일 생성하기 액션을 이용하면 손수 내용을 수정하지 않아도 계약서 파일를 쉽게 생성하고 고객사별로 맞춤 메일도 자동으로 보낼 수 있어 매우 유용합니다.
무엇보다 매번 돌아오는 고객사 계약 일정관리에 쏟는 에너지를 아끼고 생산적인 업무에 집중할 수 있어요.
이런 분들에게 추천
일정관리를 자동화하고 안내메일 발송도 자동화 하고 싶다면 바티AI에 문의를 남겨주세요.
바티AI의 자동화 기능에 대해 궁금하신 점을 남겨주시면
기업의 규모와 업무에 따라 쉽고 다양한 자동화 기능을 이용할 수 있도록
맞춤형 컨설팅을 도와드리겠습니다.
